Was Sie über PDFs wissen sollten

PDF - kennt und benutzt irgendwie jeder. Täglich erhalten wir Rechnungen, Angebote, Tickets etc. in diesem Dateiformat. Das kommt nicht von ungefähr, denn der große Vorteil des Portable Document Format (PDF) ist, dass es unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, Betriebssystem oder Device originalgetreu wiedergegeben werden kann. Das plattformunabhängige Dateiformat, das auf Mac- und Windows-PCs sowie gedruckt gleich aussieht, war 1993 bei der Einführung ein riesiger Durchbruch.

Nach 30 Jahren wird immer mal gefragt: Ist das Format überholt? Absolut nicht, denn PDF wurde kontinuierlich weiterentwickelt. Im digitalen Zeitalter ist ein global einsetzbares Dateiformat, das Inhalte zwischen unterschiedlichen Apps kommunizieren kann, essenziell. Ursprünglich als "elektronisches Papier" entwickelt, bietet PDF universelle Einsatzmöglichkeiten. So verfügen interaktive PDF-Dokumente über eine Vielzahl von Funktionen und die Möglichkeit, Rich Media sowie 3D-Inhalte einzubetten. PDF ist sozusagen der Allrounder unter den Dateiformaten.

Mit vielen Apps lesbar

Bereits kurze Zeit nach der Erfindung von PDF waren PDF-Reader zum Betrachten und Öffnen von PDF-Dokumenten frei verfügbar. Heute werden zahlreiche kostenlose PDF-Reader zum Download angeboten. Auch in den gängigen Browsern oder E-Mail-Diensten steckt häufig PDF-Technologie zum Öffnen und Betrachten von PDFs. Aufgrund der geringen Zugangsvoraussetzungen sowie der Unabhängigkeit von Betriebssystem und Plattform eignet sich PDF hervorragend für den massenhaften Informationsaustausch.

PDF ist ISO-Standard
Mit der Verwendung von PDF kann sichergestellt werden, dass die Informationen exakt so empfangen werden, wie es der Sender beabsichtigt hat. Erhalten Sie dagegen etwa eine Word-Datei als E-Mail-Anhang, können Sie die Datei mit einem anderen Textverarbeitungsprogramm zwar öffnen, aber sehr wahrscheinlich werden Darstellung und Formatierung verändert. PDFs hingegen werden immer gleich dargestellt. Da es sich um einen Standard handelt, sind PDF-Dokumente jedes beliebigen PDF-Anbieters untereinander kompatibel. Mit der Version 1.7 wurde das PDF 2008 zum ISO-Standard. 2017 wurde die aktuelle Version 2.0 veröffentlicht.

Die unterschiedlichen PDF-Standards
Damit Qualitätsanforderungen von PDFs auch für bestimmte Anwendungsbereiche und Branchen garantiert sind, existieren verschiedene PDF-Standard-Subsets, allesamt ebenfalls ISO-Standards. Der erste PDF-ISO-Standard war PDF/X (2001), wobei das X für eXchange steht. PDF/X ist ein Standard der Druckindustrie, der für den Austausch von Druckdaten eingesetzt wird. Er definiert bestimmte Voraussetzungen für den Druck, wie etwa die korrekte Einbettung von Schriften und Bildern oder die Verwendung von Farbräumen. Darauf basieren die beiden Standards PDF/VT für variablen Daten- und Transaktionsdruck sowie PDF/VCR für variablen Datendruck in Echtzeit.

Zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente wurde PDF/A entwickelt. Das Format und dessen verschiedene Normteile definieren die Beschaffenheit optimal archivierbarer PDF-Dokumente. Einfach gesagt: Ein PDF/A muss alle Elemente beinhalten, die in einer technisch unbekannten Zukunft zur richtigen Darstellung des Dokuments benötigt werden. Ein gutes Beispiel sind die Schriftarten. Heute sind Fonts wie Arial, Calibri, Times New Roman etc. auf Windows vorhanden. Es ist aber nicht garantiert, dass auf zukünftigen Systemen beispielsweise noch Arial vorhanden ist.

Anders als bei Bildern (beispielsweise TIFF) sind Texte in PDF/A schriftbasiert und durchsuchbar. So lassen sich Dokumente langfristig unveränderbar speichern und die enthaltenen Informationen sind leicht zu finden. Für Dokumente wie Baupläne oder Verträge mit einer extrem langen Aufbewahrungspflicht ist eine Archivierung als PDF/A unbedingt zu empfehlen.

PDF/E ist der Standard für das Ingenieurwesen - E steht für Engineering. PDF/E verfügt unter anderem über die Fähigkeit der interaktiven 3D-Darstellung und wird vor allem für Konstruktions­zeichnungen eingesetzt. Inzwischen ist PDF/E in PDF/A-4e integriert worden, da Konstruktionszeichnungen in der Regel ebenfalls lange aufbewahrt werden müssen.

Der Standard für barrierefreie Dokumente ist PDF/UA. UA steht für "Universal Accessibility" (universelle Zugangsmöglichkeit) und definiert Anforderungen, die PDF-Dokumente erfüllen müssen, um barrierefrei zu sein. Die Eckpunkte dafür sind unten beschrieben.

PDF in der Praxis nutzen
Um Standard-konforme oder interaktive PDF-Dokumente zu erstellen, ist der Einsatz eines PDF-Editors entscheidend. Zwar können mit einigen Programmen Dateien direkt über die Funktion "Speichern unter" als PDF gespeichert werden. Doch um alle Potenziale auszuschöpfen und professionelle, qualitativ hochwertige PDFs zu erstellen, sollten Unternehmen einen leistungsstarken PDF-Editor einsetzen. Dieser bietet viele Funktionen und Einsatzmöglichkeiten, um geschäftskritische Arbeitsvorgänge zu realisieren, etwa:

Papierloses Büro

Mit PDF-Software können Papierdokumente gleichzeitig als PDF gescannt, mit Optischer Zeichenerkennung (OCR) versehen und komprimiert werden. Dokumente benötigen so nur wenig Speicherplatz, sind durchsuch- und bearbeitbar und optimal für die Ablage in Dokumenten-Management-Systemen oder einem digitalen Archiv aufbereitet. Außerdem können unterschiedliche Dokumente und Dateiformate - egal, ob papierbasiert oder digital - zu Akten zusammengefügt werden.

Elektronische Rechnungen

Einfache PDFs werden schon lange für den Versand von Rechnungen genutzt. In diesem Fall wird der Papier-Versand eingespart, aber der Rechnungs-Empfänger muss die Rechnung in der Regel noch manuell verarbeiten. PDF ist auch ein "Container", der weitere Daten enthalten kann. Bei Rechnungen wird diese Möglichkeit ausgenutzt - Stichwort ZUGFeRD - und die XML-Daten der Rechnung werden in das PDF eingebettet. Somit können diese maschinenlesbaren XML-Daten in einer Rechnung direkt in das Buchhaltungs-System übernommen werden. Der Benutzer kann die Rechnung als PDF anzeigen und prüfen.

Digitale Signaturen

Aufgrund seiner speziellen Struktur erlaubt PDF, ein unveränderbares Dokument device- und standortunabhängig sowie nachvollziehbar und sicher digital zu unterschreiben - sogar von mehreren Parteien - und anschließend zu verschlüsseln. Dokumenten-Workflows (etwa Freigabeprozesse) können mit digitalen Signaturen quasi in Echtzeit kostengünstig unterstützt und die Dokumente anschließend direkt archiviert werden.