Tipps & Tricks für den Umgang mit Microsoft Teams

In Pandemiezeiten – aber auch danach – sind Tools wie Microsoft Teams wertvolle Helfer. Wir zeigen, wie Sie das Maximum aus der Software herausholen.

Microsoft Teams: so geht's
Auch für Privatpersonen ist Microsoft Teams - das eigentlich zu Microsoft 365 gehört - vorerst bis zum Januar 2021 kostenlos. Ob dieses Angebot verlängert wird oder nicht, hängt stark von der Entwicklung der Coronakrise ab.

Der Besitz der Software allein reicht jedoch nicht aus: Sie müssen auch wissen, wie Sie damit umzugehen haben. Die wichtigsten Funktionen haben wir hier für Sie erklärt. Wichtig: Das Programm wird permanent erweitert und verändert. Beschriebene Tipps könnten in Zukunft somit ein wenig anders funktionieren als hier von uns beschrieben.

Die besten Tipps und Tricks für Microsoft Teams
Chat und Telefonie als Grundfunktionen

Eine Stärke von Microsoft Teams sind die zahlreichen Möglichkeiten für die Kommunikation: Wahlweise können Sie ganz einfach chatten, stattdessen einen Audioanruf tätigen oder - die Königsklasse - einen Videoanruf starten. Für letztere Funktion benötigen Sie ein wenig Zusatzhardware, nämlich eine Webcam, eine angeschlossene Kamera oder ähnliche Geräte. Außerdem sollte die Internetverbindung schnell genug sein, um das Bild flüssig zu übertragen. Bei Bedarf schalten Sie die Kamera während des Gesprächs jederzeit ab.

Gerade für berufliche Anwender kann es sich lohnen, im Vorfeld die Funktionalität zu testen - am besten mit einem Freund oder einer Freundin. So stellen Sie sicher, dass das Bild flüssig übertragen wird, keine grobe Blöckchenbildung und/oder Verpixelung zu sehen ist und dergleichen mehr. Verzichten Sie in diesen Fällen lieber auf eine Anzeige des Videos und setzen Sie auf Ihr Profilthumbnail: Dies ist zwar statisch, aber das kann unter bestimmten Umständen noch immer attraktiver sein als ein permanent aussetzendes, bewegtes Bild.
Übertragung des Bildschirminhaltes

Manchmal möchten Sie gar nicht Ihr hübsches Gesicht zeigen, sondern bestimmte Dokumente, die auf Ihrem Computer gespeichert sind. Das ist nicht weiter schwer: Im Chat wählen Sie einen Kontakt aus und klicken dann rechts oben auf "Bildschirmübertragung". Anschließend sehen Sie diverse Bildschirmausschnitte, die Sie übertragen lassen können. Wählen Sie dann den passenden Abschnitt für die Übertragung aus. Die Kommunikation ist währenddessen weiterhin möglich.

In einem Videoanruf klappt das ebenfalls hervorragend, dann gehen Sie aber während des laufenden Anrufs unten im Menü auf das Icon, das wie ein nach oben gerichteter Pfeil aussieht. Dort wählen Sie dann ebenfalls eine Auswahl mit zur Verfügung stehenden Bildschirmausschnitten. Wirklich sinnvoll ist diese Funktion in Teamkonferenzen, wenn Sie mit mehreren Teilnehmern reden und ein Dokument schnell und allgemein verfügbar sichtbar machen wollen.
Beitreten einer Konferenz

Es ist kein Problem, wenn Sie den Start einer Konferenz um einige Minuten verpassen. Nachträglich können Sie immer beitreten. Das funktioniert auch in die andere Richtung, wenn Sie eine Person also erst nachträglich einladen möchten. Nutzen Sie ohnehin Office 365, können Sie auch auf Outlook zurückgreifen, um Teambesprechungen dort im Kalender zu hinterlegen.
Chat im Videochat

Wenn Sie nicht sprechen, sondern schreiben möchten, haben Sie auch während eines Videoanrufs die Gelegenheit, an andere Mitglieder zu schreiben oder Dokumente zu versenden. Bei Themen, die nicht die gesamte Gruppe betreffen, sondern nur eine oder zwei Personen, ist das sinnvoll, um den Gesprächsfluss nicht zu unterbrechen.
Verschleierung des Hintergrundes

Vielleicht möchten Sie nicht, dass der Hintergrund sichtbar ist. In diesem Fall haben Sie mehrere Optionen: Starten Sie einen Videoanruf und klicken Sie während der laufenden Konferenz auf die drei Punkte in der Menüleiste. Dort geht es weiter über "Hintergrundeffekte anzeigen". Rechts erscheinen nun einige Auswahlmöglichkeiten: Ganz oben bekommen Sie die Möglichkeit, den Hintergrund weichzuzeichnen. Darunter finden Sie noch einige statische Hintergrundbilder.

Möchten Sie ein eigenes Bild einfügen, geht das ebenfalls: Wählen Sie dazu in Microsoft Teams die Funktion "Neu hinzufügen" und navigieren Sie dann zu einem JPG-, BMP- oder PNG-Bild auf Ihrem Computer. Das fertige Bild können Sie dann kurz testen und schließlich freischalten. Ihre Gesprächspartner bekommen es dann wenige Sekunden später zu sehen. Dieser Tipp funktioniert übrigens auch auf Geräten mit macOS.

Zwei Hinweise haben wir noch für Sie: Videos oder auch animierte Bilder lassen sich nicht als Hintergrund nutzen. Außerdem verschwinden Sie auch selbst, wenn Sie sich zu weit vom Bild entfernen

Übertragung des Bildschirminhaltes

Manchmal möchten Sie gar nicht Ihr hübsches Gesicht zeigen, sondern bestimmte Dokumente, die auf Ihrem Computer gespeichert sind. Das ist nicht weiter schwer: Im Chat wählen Sie einen Kontakt aus und klicken dann rechts oben auf "Bildschirmübertragung". Anschließend sehen Sie diverse Bildschirmausschnitte, die Sie übertragen lassen können. Wählen Sie dann den passenden Abschnitt für die Übertragung aus. Die Kommunikation ist währenddessen weiterhin möglich.

In einem Videoanruf klappt das ebenfalls hervorragend, dann gehen Sie aber während des laufenden Anrufs unten im Menü auf das Icon, das wie ein nach oben gerichteter Pfeil aussieht. Dort wählen Sie dann ebenfalls eine Auswahl mit zur Verfügung stehenden Bildschirmausschnitten. Wirklich sinnvoll ist diese Funktion in Teamkonferenzen, wenn Sie mit mehreren Teilnehmern reden und ein Dokument schnell und allgemein verfügbar sichtbar machen wollen.

Beitreten einer Konferenz

Es ist kein Problem, wenn Sie den Start einer Konferenz um einige Minuten verpassen. Nachträglich können Sie immer beitreten. Das funktioniert auch in die andere Richtung, wenn Sie eine Person also erst nachträglich einladen möchten. Nutzen Sie ohnehin Office 365, können Sie auch auf Outlook zurückgreifen, um Teambesprechungen dort im Kalender zu hinterlegen.

Chat im Videochat

Wenn Sie nicht sprechen, sondern schreiben möchten, haben Sie auch während eines Videoanrufs die Gelegenheit, an andere Mitglieder zu schreiben oder Dokumente zu versenden. Bei Themen, die nicht die gesamte Gruppe betreffen, sondern nur eine oder zwei Personen, ist das sinnvoll, um den Gesprächsfluss nicht zu unterbrechen.

Verschleierung des Hintergrundes

Vielleicht möchten Sie nicht, dass der Hintergrund sichtbar ist. In diesem Fall haben Sie mehrere Optionen: Starten Sie einen Videoanruf und klicken Sie während der laufenden Konferenz auf die drei Punkte in der Menüleiste. Dort geht es weiter über "Hintergrundeffekte anzeigen". Rechts erscheinen nun einige Auswahlmöglichkeiten: Ganz oben bekommen Sie die Möglichkeit, den Hintergrund weichzuzeichnen. Darunter finden Sie noch einige statische Hintergrundbilder.

Möchten Sie ein eigenes Bild einfügen, geht das ebenfalls: Wählen Sie dazu in Microsoft Teams die Funktion "Neu hinzufügen" und navigieren Sie dann zu einem JPG-, BMP- oder PNG-Bild auf Ihrem Computer. Das fertige Bild können Sie dann kurz testen und schließlich freischalten. Ihre Gesprächspartner bekommen es dann wenige Sekunden später zu sehen. Dieser Tipp funktioniert übrigens auch auf Geräten mit macOS.

Zwei Hinweise haben wir noch für Sie: Videos oder auch animierte Bilder lassen sich nicht als Hintergrund nutzen. Außerdem verschwinden Sie auch selbst, wenn Sie sich zu weit vom Bild entfernen und der Weichzeichner oder ein Hintergrundbild eingeschaltet ist. Auf sehr alten Geräten mit CPUs, die AVX2 nicht unterstützen, steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Halbwegs moderne Computer haben damit kein Problem.

Chat und Telefonie als Grundfunktionen

Eine Stärke von Microsoft Teams sind die zahlreichen Möglichkeiten für die Kommunikation: Wahlweise können Sie ganz einfach chatten, stattdessen einen Audioanruf tätigen oder - die Königsklasse - einen Videoanruf starten. Für letztere Funktion benötigen Sie ein wenig Zusatzhardware, nämlich eine Webcam, eine angeschlossene Kamera oder ähnliche Geräte. Außerdem sollte die Internetverbindung schnell genug sein, um das Bild flüssig zu übertragen. Bei Bedarf schalten Sie die Kamera während des Gesprächs jederzeit ab.

Gerade für berufliche Anwender kann es sich lohnen, im Vorfeld die Funktionalität zu testen - am besten mit einem Freund oder einer Freundin. So stellen Sie sicher, dass das Bild flüssig übertragen wird, keine grobe Blöckchenbildung und/oder Verpixelung zu sehen ist und dergleichen mehr. Verzichten Sie in diesen Fällen lieber auf eine Anzeige des Videos und setzen Sie auf Ihr Profilthumbnail: Dies ist zwar statisch, aber das kann unter bestimmten Umständen noch immer attraktiver sein als ein permanent aussetzendes, bewegtes Bild.
Übertragung des Bildschirminhaltes

Manchmal möchten Sie gar nicht Ihr hübsches Gesicht zeigen, sondern bestimmte Dokumente, die auf Ihrem Computer gespeichert sind. Das ist nicht weiter schwer: Im Chat wählen Sie einen Kontakt aus und klicken dann rechts oben auf "Bildschirmübertragung". Anschließend sehen Sie diverse Bildschirmausschnitte, die Sie übertragen lassen können. Wählen Sie dann den passenden Abschnitt für die Übertragung aus. Die Kommunikation ist währenddessen weiterhin möglich.

In einem Videoanruf klappt das ebenfalls hervorragend, dann gehen Sie aber während des laufenden Anrufs unten im Menü auf das Icon, das wie ein nach oben gerichteter Pfeil aussieht. Dort wählen Sie dann ebenfalls eine Auswahl mit zur Verfügung stehenden Bildschirmausschnitten. Wirklich sinnvoll ist diese Funktion in Teamkonferenzen, wenn Sie mit mehreren Teilnehmern reden und ein Dokument schnell und allgemein verfügbar sichtbar machen wollen.
Beitreten einer Konferenz

Es ist kein Problem, wenn Sie den Start einer Konferenz um einige Minuten verpassen. Nachträglich können Sie immer beitreten. Das funktioniert auch in die andere Richtung, wenn Sie eine Person also erst nachträglich einladen möchten. Nutzen Sie ohnehin Office 365, können Sie auch auf Outlook zurückgreifen, um Teambesprechungen dort im Kalender zu hinterlegen.
Chat im Videochat

Wenn Sie nicht sprechen, sondern schreiben möchten, haben Sie auch während eines Videoanrufs die Gelegenheit, an andere Mitglieder zu schreiben oder Dokumente zu versenden. Bei Themen, die nicht die gesamte Gruppe betreffen, sondern nur eine oder zwei Personen, ist das sinnvoll, um den Gesprächsfluss nicht zu unterbrechen.
Verschleierung des Hintergrundes

Vielleicht möchten Sie nicht, dass der Hintergrund sichtbar ist. In diesem Fall haben Sie mehrere Optionen: Starten Sie einen Videoanruf und klicken Sie während der laufenden Konferenz auf die drei Punkte in der Menüleiste. Dort geht es weiter über "Hintergrundeffekte anzeigen". Rechts erscheinen nun einige Auswahlmöglichkeiten: Ganz oben bekommen Sie die Möglichkeit, den Hintergrund weichzuzeichnen. Darunter finden Sie noch einige statische Hintergrundbilder.

Möchten Sie ein eigenes Bild einfügen, geht das ebenfalls: Wählen Sie dazu in Microsoft Teams die Funktion "Neu hinzufügen" und navigieren Sie dann zu einem JPG-, BMP- oder PNG-Bild auf Ihrem Computer. Das fertige Bild können Sie dann kurz testen und schließlich freischalten. Ihre Gesprächspartner bekommen es dann wenige Sekunden später zu sehen. Dieser Tipp funktioniert übrigens auch auf Geräten mit macOS.

Zwei Hinweise haben wir noch für Sie: Videos oder auch animierte Bilder lassen sich nicht als Hintergrund nutzen. Außerdem verschwinden Sie auch selbst, wenn Sie sich zu weit vom Bild entfernen und der Weichzeichner oder ein Hintergrundbild eingeschaltet ist. Auf sehr alten Geräten mit CPUs, die AVX2 nicht unterstützen, steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Halbwegs moderne Computer haben damit kein Problem.
Weiterführende Kommunikation in Outlook

Wählen Sie in einem Chat einfach einen Inhalt aus und klicken Sie dann auf die drei Punkte, die "Weitere Optionen" signalisieren. Danach öffnet sich ein Menü, in dem Sie auch "Mit Outlook teilen" finden. Der gesamte Chat lässt sich dann mit Outlook weitersenden - vorausgesetzt, die Software existiert auf Ihrem Computer.

Einrichten von Kanälen und Teams

In der linken Menüleiste nach dem Start der Software sehen Sie den Bereich "Teams". Dort richten Sie Gruppen ein, die für bestimmte Projekte eingeplant sind und laden auch Arbeitskollegen oder Freunde ein. Standardmäßig legen Sie damit etwa eine Gruppe an, in der zunächst alle Teilnehmer gebündelt werden. Das Programm legt außerdem automatisch den Kanal "Allgemein" an, in dem alle Teilnehmer miteinander reden können. In selbst eingerichteten Kanälen können Sie dann nur bestimmte Mitglieder einladen, Inhalte teilen und Nachrichten an ausgewählte Personen(gruppen) senden.

Speichern von Chats

Einige Mitteilungen sind weniger wichtig, andere hingegen essenziell. Damit Sie Letztere nicht verlieren, bietet Microsoft Teams die Option, verfasste Nachrichten zu speichern. Klicken Sie dazu eine Nachricht an und gehen Sie danach auf die drei Punkte. Ganz oben in dem aufklappenden Menü finden Sie "Diese Nachricht speichern". Um die Nachrichten später wiederzufinden, klicken Sie auf Ihr Profilbild ganz rechts oben in dem Programm und danach auf den Abschnitt "gespeichert".

Funktionen für fortgeschrittene Nutzer

Zwei Befehle machen Ihnen nach einiger Übung das Leben leichter:- Geben Sie in das Suchfeld zunächst / ein. Nach Eingabe des Zeichens sehen Sie sofort eine umfangreiche Liste mit Funktionen, die Sie schneller ans Ziel bringen können als es mit der Maus möglich ist. So schalten Sie sich zum Beispiel sehr schnell auf "Beschäftigt", verlassen Teams oder rufen mit Befehlen wie /organigramm eine Übersicht der Unternehmenshierarchie auf.
- Ebenfalls nützlich im Suchfeld ist das @-Zeichen. Geben Sie das @ gefolgt vom Namen eines Kollegen ein - also etwa @MaxMustermann. Danach tippen Sie dann Ihre Nachricht ein. Ohne Umwege senden Sie der Person damit diese Nachricht.

Nach kurzer Eingewöhnungszeit werden Ihnen diese Befehle wie eine Selbstverständlichkeit vorkommen.

Schnelles Stummschalten von Unterhaltungen

In großen Teams kann der ständige Nachrichtenaustausch - genau wie in einem echten Büro - auch von der Nachricht ablenken. Wollen Sie das nicht, klicken Sie auf die drei Punkte neben einem ausgewählten Chat und wählen dann "Stummschalten" aus. Neue Nachrichten sehen Sie dann nur noch, wenn Sie den Chat explizit anklicken.

Parallele Nutzung mehrerer Instanzen

Es hindert Sie nichts daran, Teams sowohl in der App auf dem Desktop als auch im Browser zu öffnen. Für bestimmte Fälle kann das sinnvoll sein - und die Inhalte zwischen beiden Instanzen werden automatisch miteinander synchronisiert, sodass kein manueller Aufwand notwendig ist.